먼저 회사의 근간이 되는 ‘정관(Articles of Incorporation)’을 작성하고, 일본 현지 공증인으로부터 정관 인증을 받아야 합니다.

만약 이사회를 설치하는 구조(이사회 설치회사)를 계획하고 있다면, 이사회가 ‘서면 결의(실제 회의를 개최하지 않고 서면으로 결의하는 방식)’를 할 수 있도록 허용하는 규정을 미리 정관에 포함해 두는 것이 실무상 매우 유리합니다.

그 후, 회사의 자본금을 은행 계좌에 납입(송금)해야 합니다. 이 계좌는 반드시 일본 법령에 기반하여 설립된 은행 또는 금융기관의 계좌여야 합니다.

한국 등 본국에 있는 일본 은행의 지점이나, 본국 은행의 일본 지점 계좌를 활용하는 것도 가능합니다. 만약 이러한 계좌 이용이 불가능한 구조라면, 일본 현지에 은행 계좌를 보유하고 있는 제3자(대리인 등)에게 의뢰하여 자본금 납입을 대행하는 방식을 취할 수도 있습니다.

자본금 납입이 완료되면 최소 1명 이상의 이사를 선임해야 합니다. 다만, 이사회를 설치하는 회사로 만들 경우에는 최소 3명 이상의 이사와 1명 이상의 감사를 선임해야 하는 법적 요건이 있습니다.

이러한 서류 및 자본금 준비가 모두 끝나면, 회사 본점 소재지를 관할하는 법무국(Legal Affairs Bureau)에 설립 등기를 신청합니다. 등기 신청 시에는 각 임원(이사 및 감사)의 다음 서류를 제출해야 합니다.

• 취임승낙서
• 인감증명서

이때, 일본에 거주하지 않아 현지 인감등록이 되어 있지 않은 외국인 임원이 있는 경우에는, 해당 임원의 본국 정부(또는 관공서 등)에서 발급한 서명증명서(Signature Certificate)를 인감증명서 대신 제출할 수 있습니다.

법무국의 등기 심사가 완료되면 회사는 비로소 법인(법인격)으로서 공식 성립하게 됩니다.