일본의 주식회사(KK)는 합동회사(GK)에 비해 정기적인 사무 처리 부담이 크다는 지적을 자주 받지만, 주식회사를 설립하더라도 사내 기관 구조를 적절하게 설계하면 이러한 운영 부담을 대폭 경감할 수 있습니다.

첫째, 회사의 필수 기관을 필요 최소한의 구조인 ‘주주총회’와 ‘이사 1명’만으로 구성하는 방법이 있습니다. 즉, 이사회를 별도로 설치하지 않는 것입니다. 일본 회사법상 이사회를 설치하게 되면 원칙적으로 최소 3개월에 1회 이상 실제로 이사회를 개최해야 하는 의무가 발생하며, 이는 해외 본사 입장에서 상당한 행정적·사무적 부담이 될 수 있습니다. 이사회를 두지 않는 구조를 취하면 이러한 의무 자체를 원천적으로 방지할 수 있습니다.

둘째, 주주의 ‘서면 결의(간주 주주총회)’ 제도를 적극적으로 활용하는 방법입니다. 주주 전원이 결의 사항에 대해 서면 또는 전자적 방식으로 동의하는 경우에는, 정기적인 기본 사항을 승인하기 위해 실제로 한자리에 모여 주주총회를 개최할 필요가 없습니다. 이 경우 실제 회의체 소집 절차는 생략하고, 결의 내용을 반영한 서면 의사록을 작성하여 사내에 보관·비치하는 것만으로 모든 법적 요건을 충족하게 됩니다.

참고로 주식회사의 경우, 매년 사업연도 말 대차대조표를 결산 공고해야 하는 의무는 법적으로 반드시 이행해야 하며 면제되지 않습니다. 그러나 앞서 언급한 ‘이사회 비설치’ 및 ‘서면 결의’ 등의 실무적 조치를 조화롭게 도입한다면, 일본 현지 법인의 관리 부담을 대폭 낮추어 기업 고유의 비즈니스 활동에 온전히 역량을 집중할 수 있게 됩니다.